De stagiair doet geen vlieg kwaad… toch?

De vakantieperiode zit er alweer op. We komen onderweg dan ook vaak de spandoeken tegen met daarop de leus “Pas op, de scholen zijn weer begonnen!”. Scholieren en studenten pakken hun studie weer op. Dat betekent dus ook dat er weer duizenden studenten op zoek gaan naar een stageplek. Wellicht heeft u in uw organisatie al een stagiair aangenomen om hem/haar een rol te laten vervullen in het verbeteren van de werkprocessen. En, zo’n onschuldige stagiair doet geen vlieg kwaad… toch?

Zo dacht een Tilburgse advocate er waarschijnlijk ook over toen zij een pinpas, inclusief pincode, aan een stagiaire meegaf. De vraag die ze de stagiaire stelde was simpel: het printen van transacties. De gevolgen daarentegen, die waren desastreus. En er zijn meer situaties waarin men gedupeerd werd door een stagiair. Daarom brengen wij dit graag bij u onder de aandacht. Ga er niet vanuit dat men een stagiair altijd kan vertrouwen en zorg dat u maatregelen neemt.

DE INCIDENTEN UIT HET VERLEDEN

Bovenstaande situatie bij de Tilburgse advocate speelde zich eind 2016 af. Zij was eigenaar van een advocatenbureau en had haar stagiaire verzocht om transacties uit te printen. In eerste instantie had de stagiaire gehoor gegeven aan het verzoek om de transacties te printen. Dat bleek later anders te liggen toen de advocate in januari 2017 merkte dat haar pas verdwenen was, inclusief een bedrag van €94.000 dat op de rekening had gestaan. Omdat de advocate nalatig is geweest, heeft de rechter besloten dat zij dit geld niet terugkrijgt.

Ook de gemeente Amsterdam is in de periode van december 2013 tot medio januari 2014 voor bijna twee ton opgelicht door een stagiair. De stagiair onderschepte originele facturen en speelde deze door naar iemand die er een vals bankrekeningnummer op plaatste. De stagiair kreeg de factuur terug, plaatste deze weer bij ‘te betalen facturen’ en kon cashen. De gemeente Utrecht werd ook geconfronteerd met een frauderende stagiair. Deze had dertien paspoorten als vermist opgegeven om vervolgens zelf de aanvraag en uitgifte voor een vervangend exemplaar te verzorgen. Hier werden andere pasfoto’s en persoonsgegevens op gezet om vervolgens naar een nieuw persoon toe te spelen.

GEVOLGEN DESASTREUS

Dat een stagiair geen vlieg kwaad doet, blijkt dus niet het geval te zijn. De gevolgen liegen er daarnaast niet om: een flinke financiële schade en 13 vervalste paspoorten! En dan hebben we het nog niet eens over de schade die uw organisatie door bijvoorbeeld imagoschade kan oplopen bij dergelijke incidenten. Deze gevolgen hadden wellicht voorkomen kunnen worden. Maar hoe?

DRIE BELANGRIJKE ELEMENTEN

De eerste stap is om een stagiair te zien als volwaardig medewerker van uw organisatie. Onderwerp daarom ook stagiaires aan een screening ondanks de kortere periode die zij in dienst zullen zijn. Daarmee kunt u namelijk op voorhand de integriteit en betrouwbaarheid toetsen. Heeft de stagiair financiële problemen die risico’s met zich meebrengen? Hoe spreken referenties over hem/haar? Volgt de stagiair überhaupt de studie waarvan hij/zij aangeeft een stageopdracht voor te moeten uitvoeren? Allemaal vragen die men met een goede screening beantwoord kan krijgen.

Stap twee is het inkaderen van de taken en verantwoordelijkheden van de stagiair. Welke toegankelijkheden heeft een stagiair nodig voor het uitvoeren van de opdracht? Zorg er bijvoorbeeld voor dat een stagiair niet onnodig bij facturatie gegevens kan of belangrijke persoonsgegevens kan inzien.

Tot slot speelt de bedrijfscultuur ook een belangrijke rol. Hoe belangrijk vindt men integriteit binnen de organisatie en is men kritisch naar elkaar op dit vlak? Het meegeven van een pinpas en pincode of het niet controleren van facturatiegegevens zijn voorbeelden van nalatigheid vanuit een organisatie. Ga daarbij niet uit van blindelings vertrouwen maar blijf te allen tijden alert naar uw omgeving.

Een stagiair kan dus wel degelijk een vlieg kwaad doen! Onderwerp de stagiair aan een screening, maak taken en verantwoordelijkheden inzichtelijk en kijk ook eens naar uw bedrijfscultuur. Voorkom daarmee dat u straks slachtoffer wordt van een frauderende stagiair.