Uw werknemer online: Bent u zich bewust van de risico’s?

Heeft u al overwogen om social media op de werkvloer op te nemen in uw personeelsbeleid?

Facebook, Instagram, Twitter, Snapchat, TikTok en sinds kort ook BeReal – kanalen die inmiddels onlosmakelijk verbonden zijn met ons dagelijks leven. We delen graag onze dagelijkse bezigheden, fantastische vakanties en gebeurtenissen op de werkvloer. Zelfs een schattige slaaphouding van de hond wordt online gedeeld. Sterker nog, het is heel normaal om een account aan te maken voor een huisdier om zoveel mogelijk likes te scoren.

In onze moderne samenleving zijn steeds meer mensen online actief. Het is dan ook onrealistisch om te denken dat werknemers enkel buiten werktijd gebruik maken van social media. Heeft u al eens nagedacht over een protocol voor het gebruik van social media op de werkvloer? Is dit opgenomen in uw personeelsbeleid? Zijn de grenzen duidelijk voor uw medewerkers en weten zij wat wel en niet is toegestaan? Het negeren van deze vraagstukken in een steeds digitaler wordende wereld brengt risico’s met zich mee en kan leiden tot ongewenste situaties. Hoe kan een ondernemer zich dan beschermen tegen deze risico’s? En wat is eigenlijk toegestaan als het gaat om social media gebruik op de werkvloer?

SOCIAL MEDIA BLIJFT MAAR GROEIEN!

Allereerst de cijfers op een rij. Recent gepubliceerde cijfers laten zien dat Youtube en Facebook winnaar zijn als het op gebruikers aankomt. Ruim 9,9 miljoen Nederlanders maken gebruik van deze diensten. Instagram zit echter ook in de lift: het aantal gebruikers is met 18% gestegen ten opzichte van 2022, met inmiddels 7,8 miljoen gebruikers die hun dagelijkse bezigheden online delen.

Verder blijkt dat het relatief jonge platform TikTok in het afgelopen jaar meer dan 1 miljoen nieuwe gebruikers heeft verwelkomd. Dit is enigszins opmerkelijk, aangezien er veel bezorgdheid bestaat over spionage door Rusland en China via TikTok. Desondanks lijkt dit mensen er niet van te weerhouden om dit platform te gebruiken.

IS SOCIAL MEDIA EEN GEVAAR VOOR DE ORGANISATIE?

Spionage? Ja, ook in Nederland is sprake van spionage. Dit is dan ook één van de risico’s waar bedrijven mee te maken krijgen als werknemers social media gebruiken.

Maar het gaat niet alleen om spionage. Ook de onwetende werknemer die het platform gebruikt, kan een risico vormen. Ook wel de onopzettelijke insider threat genoemd. Neem bijvoorbeeld het zeer jonge platform ‘BeReal’. In deze app krijgt men elke dag een seintje op een willekeurig tijdstip om een foto te maken. Gebruikers krijgen twee minuten om deze foto te maken en online te plaatsen. Het kan zomaar gebeuren dat een werknemer een selfie maakt waarbij op de achtergrond een computerscherm met vertrouwelijke gegevens zichtbaar is. Dergelijke voorvallen kunnen aanzienlijke schade toebrengen aan de reputatie en betrouwbaarheid van de organisatie. Een beschadigde reputatie kan op zijn beurt ook leiden tot financiële schade.

Tot slot blijkt uit onderzoek dat mensen gemiddeld zo’n 141 minuten per dag gebruik maken van social media op de werkvloer. En wie actief is op social media, is op dat moment niet aan het werk. Dit is natuurlijk niet waar de werkgever voor betaalt.

SOCIAL MEDIA STANDAARD IN HET PERSONEELSBELEID!

Het toenemende gebruik van social media op de werkvloer en de bijbehorende risico’s mogen als werkgever niet over het hoofd worden gezien. Maar hoe kunt u als werkgever ingrijpen? Is het verbieden van social media op de werkvloer de oplossing? Of het continu monitoren van het social media gebruik van uw werknemers? Hier rijst echter meteen de vraag wat wel en niet is toegestaan. Het in de gaten houden van de social media van werknemers is immers niet zomaar geoorloofd. Als werkgever dient u hiervoor een gerechtvaardigd belang te hebben.

Het antwoord is vrij eenvoudig: ga met uw werknemers in gesprek. Wijs hen op de risico’s en gevaren die verbonden zijn aan het gebruik van social media. Wist u bijvoorbeeld dat wij in onze integriteitsinterviews tijdens een screening standaard aandacht besteden aan social media gebruik? Dit doen we om het belang van bewustwording rond de risico’s en gevaren van social media bij potentiële werknemers te benadrukken.

Om duidelijkheid te scheppen, kunt u ervoor kiezen een protocol op te stellen voor het gebruik van social media op de werkvloer. Hierdoor zullen werknemers beter begrijpen wat wel en niet is toegestaan.

Door actief aandacht te besteden aan het thema social media, creëert u bewustwording onder werknemers. Zorg er daarom voor dat het gebruik van social media standaard onderdeel wordt van uw personeelsbeleid. Weet u niet waar te beginnen? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen, zodat wij u hierbij kunnen ondersteunen.