Interne fraude ontmanteld

Afgelopen week zijn er twee berichten in het nieuws met betrekking tot frauderende medewerkers. Allereerst is het een medewerker van een horecagroothandel gelukt om €650.000 weg te sluizen naar haar eigen rekening. Het tweede artikel beschrijft hoe een medewerker van een kapper erin slaagde om een enorm bedrag naar zichzelf over te maken; in totaal werd €811.000 naar zijn eigen rekening en die van zijn partner overgeboekt. Alle sectoren kunnen te maken krijgen met een bepaalde vorm van fraude. Het niet – of te laat – ontdekken van fraude kan schadelijk zijn voor een onderneming.

Een interessante vraag is natuurlijk waarom medewerkers nou eigenlijk frauderen. Welke motivaties zitten er achter de frauduleuze handelingen? Welke drijfveren spelen hierbij een rol? Maar misschien wel dé belangrijkste vraag: hoe kan fraude binnen uw organisatie voorkomen worden?. In deze blog zullen wij met een criminologische blik deze vragen bespreken!

DRIJFVEREN VOOR FRAUDE

Wat de nieuwsberichten laten zien is dat er verschillende drijfveren een rol kunnen spelen bij fraude. Zo heeft de medewerker bij de horecagroothandel verklaard het geld te hebben gebruikt voor het afbetalen van schulden. Vanwege de gokverslaving van haar man hadden zij een enorme schuld opgebouwd. Volgens de vrouw heeft zij besloten geld weg te nemen bij haar werkgever om deze schulden af te kunnen betalen; “voor mijn gevoel kon ik niet anders”. Voor de medewerker bij de kapper speelde, naast het afbetalen van zijn schulden, ook nog hele andere redenen om geld weg te sluizen. Naast dat deze medewerker het geld ook deels gebruikt heeft voor het afbetalen van schulden, is een ander deel van het geld uitgegeven aan het huis, inrichting en privé-uitgaven.

Voor beide medewerkers lijkt er dus (deels) een bepaalde ‘noodzaak’ te zijn geweest voor het bestelen van de werkgever. Maar wat maakt dat medewerkers ook daadwerkelijk naar deze ‘noodzaak’ handelen?

Vanuit de Criminologie gezien kan criminaliteit ontstaan door een combinatie van drie factoren. Een belangrijke theorie op dit gebied is de Routine Activiteiten Theorie. Volgens deze theorie ontstaat criminaliteit door een gemotiveerde dader, een aantrekkelijk doelwit en de afwezigheid van toezicht. Wanneer een gemotiveerde dader een aantrekkelijk doelwit voor ogen heeft én er is onvoldoende toezicht om dit doelwit te benaderen, is de kans op criminele gedragingen groot.

ROUTINE ACTIVITEITEN THEORIE EN SCHULDEN

Wat als we de theorie toepassen op de zojuist genoemde fraude voorbeelden? In deze voorbeelden is er bij de medewerkers sprake van schulden. In dat geval is de motivatie vaak om geld te verkrijgen waarmee schulden afgelost kunnen worden. Naast geld kan (het verkrijgen van) toegang, informatie of goederen ook een doelwit zijn. Als het doelwit toegankelijk is en er onvoldoende toezicht is, neemt de kans op criminaliteit toe. Voor de medewerker van de horecagroothandel kan het toezicht onvoldoende zijn geweest vanwege de positie die zij binnen de organisatie had: de financiële administratie.

Ook de medewerker bij de kapperszaak had een administratieve functie waardoor hij gemakkelijk toegang had tot het doelwit (geld). In dit laatste voorbeeld was het afbetalen van de schulden echter niet de enige motivatie; het geld is ook gebruikt voor privé uitgaven. In sommige gevallen is de verleiding van het toe-eigenen van geld al een doel op zich. Des te belangrijker om een mate van bewustzijn te hebben met betrekking tot de factoren die criminaliteit in de hand kunnen werken. Hoe kun je als werkgever invloed krijgen op (één van deze drie) factoren?

FACTOREN ELIMINEREN

Volgens de Routine Activiteiten Theorie kan het wegnemen van één van de drie factoren al voldoende zijn om criminaliteit te voorkomen. Wat betekent dat in de praktijk? Het wegnemen van de motivatie om frauduleuze handelingen te plegen is lastig. Vaak ontstaat deze motivatie namelijk vanuit persoonlijke omstandigheden. Het kan wel goed zijn om (meer) oog te hebben voor de situatie van medewerkers. Kijk hoe je als werkgever kan helpen wanneer er problemen spelen in de thuissituatie van medewerkers. Maak zaken zoals de persoonlijke situatie en fraude binnen organisaties, bespreekbaar. Open communicatievormen creëren een sterkere band tussen werknemer en werkgever en kunnen veel narigheid voorkomen.

Gekeken naar de aanwezige aantrekkelijke doelwitten binnen een organisatie komen we bij een probleem; deze zijn er namelijk altijd. Goederen, geld, informatie; elke organisatie heeft een middel dat aantrekkelijk kan zijn. Aantrekkelijke doelwitten volledig wegnemen is dus haast onmogelijk. Wel kan het versterken van de derde factor, het ontbreken van voldoende toezicht, hierbij helpen. Vooral binnen de zakelijke wereld is dit een belangrijke factor waar veel winst te behalen valt. Meer toezicht betekent dat het verkrijgen van deze aantrekkelijke doelwitten simpelweg minder aantrekkelijk wordt.  Wat betekent het versterken van toezicht concreet?

VERSTERK TOEZICHT

Op verschillende manieren kan je als organisatie het toezicht vergroten. Dit kan bijvoorbeeld door maatregelen te nemen die organisatorisch, bouwkundig of elektronisch van aard zijn; ofwel de OBE maatregelen. Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van een huishoudelijk reglement met regels/procedures, het toepassen van ‘het 4 ogen principe’ en het beperken van de toegang tot gevoelige (bedrijfs)informatie en bedrijfsmiddelen. Maak medewerkers duidelijk wat er van hen verwacht wordt en wat zij kunnen doen als zij signalen van fraude opmerken.

Meer weten over fraude of de verschillende manieren om uw toezicht te vergroten? Wij helpen u graag!