Betrouwbaar en integer personeel: hoe toets je dat?

Betrouwbaar en integer personeel in dienst hebben; wie wil dat niet?

Het idee van betrouwbaar en integer personeel binnen de onderneming kan voor de werkgever geruststellend werken. Ook voor collega’s is het prettig als men op elkaar kan bouwen en vertrouwen. Helaas is betrouwbaar en integer personeel lang niet altijd vanzelfsprekend. Het Leids Universitair Medisch Centrum constateerde recentelijk nog fraude met subsidies en ongewenst gedrag op de werkvloer blijft een terugkerend fenomeen.

Maar wat kan hieraan gedaan worden? Gelukkig zijn er maatregelen in overvloed! Eén van deze maatregelen is het screenen van (nieuw) personeel. Maar welke soorten screeningen zijn er? Hoe richt je zo’n screening in en waar moet je op letten?

Waarom betrouwbaar en integer personeel?

Het belang van betrouwbaar en integer personeel wordt vaak onderschat. Men gaat al snel uit van het goede in de mens en is dan geneigd te geloven wat de ander in sollicitatiegesprekken verkondigt. Het controleren van het curriculum vitae op juistheid en volledigheid is dan ook niet altijd aan de orde, laat staan dat referenties benaderd worden. Wist u bijvoorbeeld dat een vals diploma al met één zoekslag via internet te koop is?

Daarbij wordt niet in ogenschouw genomen welke invloed incidenten zoals fraude of ongewenst gedrag kunnen hebben op een organisatie. Fraude kan bijvoorbeeld de naam en het imago van de organisatie beschadigen. Maar dergelijke incidenten kunnen ook invloed hebben op de psychosociale arbeidsbelasting (PSA) van werknemers. Het kan zelfs leiden tot een burn-out of depressies. Lees bijvoorbeeld ook onze blog over de gevolgen van ongewenst gedrag op de PSA in onze blog ‘Seksuele Intimidatie op de werkvloer’.

Pre-, Post-en In-employment screeningen

Een employment screening kan op verschillende momenten van het dienstverband plaatsvinden. Daarin is onderscheid te maken in drie verschillende vormen:

• Pre-employment screening: deze screening vindt plaats vóór iemand in dienst komt;
• In-employment screening: deze screening vindt plaats op het moment als iemand al in dienst is;
• Post-employment screening: deze screening wordt uitgevoerd bij personeel dat de organisatie gaat verlaten.

Welke screening uitgevoerd moet worden, is dus afhankelijk van het moment van het arbeidsproces. Pre-employment screening is de variant waar men veelal voor kiest. Deze screening toetst de integriteit en betrouwbaarheid van de nieuwe werknemer die in dienst treedt. In-employment wordt daarentegen toegepast op het moment dat de werknemer al in dienst is. Dit kan bijvoorbeeld toegepast worden als de werknemer van functie verandert. Als werknemers uit dienst treden, dan kan er een post-employment screening uitgevoerd worden. Hiermee kan in kaart gebracht worden of de medewerker geen bedrijfsgevoelige informatie, klanten of bezit meeneemt.

Niet elke functie, dus ook niet elke screening, is hetzelfde

Naast het moment waarop de screening plaatsvindt, is het ook belangrijk om de inhoud van een screening aan te passen op de bedrijfsrisico’s van de onderneming. Is er bijvoorbeeld sprake van veel persoonsgevoelige data in systemen? Hebben medewerkers toegang tot de bedrijfskas? Wordt er bijvoorbeeld gewerkt met bepaalde risicogroepen zoals ouderen of jonge kinderen? Alleen een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) laten aanvragen voor een functie binnen een kinderdagverblijf is lang niet voldoende.

Naast deze bedrijfsrisico’s, is het ook van belang om te kijken naar de functie die de medewerker gaat uitvoeren. Elke functie brengt weer een ander risicoprofiel met zich mee en zal van invloed zijn op de zwaarte van de screening. Een ICT’er zal bijvoorbeeld meer toegang hebben tot data en systemen dan een receptionist.

Er zijn mogelijkheden in overvloed om de screening passend te maken naar de situatie. Zo is het mogelijk om een identiteitsverificatie en financiële toets uit te laten voeren. Maar ook verificaties van opleidingen, referentenonderzoek, open bronnen onderzoek en een algehele check op het curriculum vitae behoren tot de mogelijke tools. Daar komt bij dat de inhoud van deze verschillende onderdelen ook weer aanpasbaar zijn op basis van de functie en bedrijfsrisico’s. Het bepalen welke screening passend is en wat de inhoud van die screening moet zijn, kan dan ook een uitdaging op zichzelf vormen.

Welke screening en welke inhoud passen bij mijn organisatie?

Welke screening passend is in uw organisatie en voor uw medewerkers, kan lastig te bepalen zijn. Elke situatie is anders en vereist een andere aanpak. Levent Bedrijfsrecherche is dé specialist in het uitvoeren van deze screeningen en kan u bijstaan in dit proces. Wij kijken dan samen met u naar de kwetsbaarheden van uw organisatie en de risico’s die bij een functie horen. Op basis daarvan stellen wij met u een screenpakket samen dat past bij uw organisatie, medewerkers en bedrijfsrisico’s.

De komende weken zullen wij u via onze blogs van meer informatie voorzien over de verschillende onderdelen in een screening. Schroom echter niet om nu al de stap te zetten naar het toetsen van de betrouwbaarheid en integriteit van uw personeel. Iedereen is namelijk gebaat bij betrouwbaar en integer personeel!