Een officiële waarschuwing vanwege miscommunicatie; een zware maatregel die niet altijd goed uitpakt!

Een waarschuwing, iedereen krijgt ze. De politie die iemand in het verkeer staande houdt. Het alarm van de koelkast, of de fysiotherapeut die aangeeft meer te gaan oefenen. Het doel van een waarschuwing is om ons te wijzen op iets dat niet helemaal goed gaat. Of om aan te geven dat iets mis dreigt te gaan. Erg nuttig, maar niet altijd leuk. Ook op de werkvloer krijgen werknemers waarschuwingen van hun werkgever. Vaak zijn dit simpele waarschuwingen omdat een werknemer iets doet dat niet hoort volgens de werkgever. Een ander verhaal wordt het als iemand een officiële waarschuwing van de werkgever krijgt. Een gegeven waarschuwing kan flinke consequenties hebben voor zowel de werkgever als de werknemer. Zeker als de waarschuwing berust op miscommunicatie. In deze blog wordt eerst het begrip officiële waarschuwing uitgelegd en vervolgens aan de hand van een casus duidelijk gemaakt wat de gevolgen van miscommunicatie kunnen zijn.

Wat is een officiële waarschuwing

Een officiële waarschuwing is een waarschuwing die een werkgever geeft op het moment dat hij iets constateert dat niet hoort. Denk bijvoorbeeld aan het weigeren van bepaalde taken, te laat komen of ongewenst gedrag vertonen. Deze officiële waarschuwing wordt op papier gezet en opgenomen in het personeelsdossier van de betreffende werknemer. Doordat deze waarschuwing op papier staat, kan hij op een later moment worden gebruikt. Bijvoorbeeld bij een schorsing of ontslag van een werknemer.

Casus – miscommunicatie als reden voor een officiële waarschuwing

Een werknemer neemt regelmatig extra taken op zich om de afdeling draaiende te houden. Plotseling wordt hij teruggefloten door zijn werkgever. De werknemer zou namelijk taken uitvoeren die niet binnen zijn functieprofiel passen. Enkele weken later gaat de teamleider van de werknemer op vakantie en stuurt nog snel een mail naar het team. In deze mail de vraag of het team wat extra taken uit wil voeren. Met de eerdere waarschuwing in zijn achterhoofd, vraagt de werknemer per mail of hij de extra taken mag uitvoeren. Hier volgt geen reactie op en de teamleider gaat op vakantie. Een week later krijgt de werknemer van zijn werkgever een brief uitgereikt. Een officiële waarschuwing wegens het niet uitvoeren van de instructies van zijn teamleider. Voor de werknemer was er echter nooit sprake van het niet willen uitvoeren. De werkgever luistert niet naar de uitleg van de werknemer.

Wat in deze casus verder belangrijk is om te vermelden is dat andere collega’s voor eenzelfde voorval geen officiële waarschuwing hebben gekregen.

Wat gaat er mis?

In bovenstaande casus gaan een aantal dingen mis. De teamleider weet mogelijk niet van het gesprek met de werkgever over de extra taken. Of hij heeft hier niet bij stil gestaan. De werknemer heeft misschien een te afwachtende houding aangenomen door na zijn mail rustig op antwoord te wachten. De werkgever trekt een conclusie op basis van contact met de teamleider en doet hierover geen navraag bij de werknemer. Er is dus sprake van miscommunicatie. Ook niet onbelangrijk is dat hetzelfde voorval met een andere werknemer niet tot een officiële waarschuwing heeft geleid. Met andere woorden, er is geen consistent beleid op dit gebied.

De gevolgen van een officiële waarschuwing kunnen groot zijn.

Voor de werkgever in de genoemde casus was de situatie klaar na uitreiking van de officiële waarschuwing. De teamleider heeft nooit geantwoord op de vraag. Ook is hij later neit meer teruggekomen op de waarschuwing. De werknemer zat ermee in zijn maag. Hij vond dat er een te zware straf was opgelegd voor een situatie die beruste op een miscommunicatie. Daarnaast vond hij dat de werkgever niet consequent was in zijn straffen. Waarom kreeg hij wel een officiële waarschuwing en zijn collega niet? De situatie heeft geleid tot een verandering in de verstandshouding binnen het bedrijf. De werknemer heeft zijn vertrouwen in zijn leidinggevenden verloren.

Hoe voorkom je situaties als deze.

Een officiële waarschuwing is niet altijd te voorkomen. Sterker nog het is in een aantal situaties een gepaste maatregel. Echter moet eerst wel een gedegen onderzoek worden uitgevoerd, voordat kan worden overgegaan tot het geven van een officiële waarschuwing. Hoe is deze situatie ontstaan, wie hebben er aan bijgedragen en wie hebben er schuld? Toepassen van hoor en wederhoor is noodzakelijk. Een onderzoek kan tijd kosten, maar voorkomt wel dat een situatie die berust op miscommunicatie, escaleert. De belangrijkste vraag is wel of een officiële waarschuwing het gewenste effect heeft voor zowel de werkgever als de werknemer.

Samenvattend kunnen er genoeg redenen zijn om een officiële waarschuwing te geven. Bedenk echter goed wat het doel van de waarschuwing is. Is het beoogde doel op deze manier te behalen? Wees eerlijk naar elkaar en blijf elkaar met respect behandelen, zowel voor- als na de waarschuwing. Want, ook na de officiële waarschuwing is er nog sprake van een arbeidsrelatie. Iedereen heeft er baat bij om deze zo goed mogelijk te houden.

Geschreven door Sebastiaan Jobse